Como pequeña empresa, el flujo de caja es una de sus preocupaciones más importantes. Las pequeñas empresas no suelen tener grandes reservas de efectivo en caso de que los pagos de los clientes sean lentos, por lo que la gestión de las cuentas por cobrar es fundamental para la salud financiera y el potencial de crecimiento de su negocio.
La facturación es el núcleo de su proceso de cuentas por cobrar. Si su proceso de facturación es oportuno, completo y preciso, tendrá más posibilidades de gestionar bien su flujo de caja.
1. Automatice su proceso de facturación para obtener rapidez y precisión
Puede pensar que la automatización de la facturación es para empresas más grandes que la suya. La verdad es que las pequeñas empresas tienen mucho que ganar con la automatización. Las facturas en papel son un dolor de cabeza para gestionar. Se tarda mucho en producirlas. Pueden perderse en su extremo o en el de su cliente. Es difícil para su personal hacer un seguimiento de cuándo se envió cada una y cuándo, o si, se pagó.
El procesamiento manual deja mucho espacio para el error humano, que puede tener graves consecuencias para las pequeñas empresas. Tu software de facturación debe reconocer los posibles errores, como las facturas duplicadas o los pagos que faltan, y mantenerte informado.
2. Cree una lista completa de información para cada factura
Su software de facturación debería pedirle que introduzca toda la información crítica. Esto asegura que su cliente tiene todo lo que necesita para que su pago sea cuadrado:
- Cliente
- Número de factura
- Fecha de la factura
- Condiciones de pago: plazo de pago; o Fecha de vencimiento: día concreto en el que se espera el pago
- Plantilla de la factura (para un aspecto profesional)
- Representante de ventas (si procede)
- Detalles sobre el producto o servicio que está facturando
3. Establezca un calendario de facturación que sea beneficioso para su flujo de caja
En el caso de proyectos de gran envergadura, pida a su cliente que le pague en una serie de pagos parciales en lugar de esperar a que se produzca cualquier pago hasta la finalización. Puedes solicitar pagos mensuales, por ejemplo, o pagos cuando se haya completado cada etapa de un proyecto.
Si tienes clientes con varios proyectos o pedidos en curso, establece intervalos razonables, como semanales o mensuales, para facturar. Un programa de facturación y control de stock gratis creará expectativas con tu cliente. Cuando ellos esperan facturas en un momento determinado, es más probable que respondan de manera oportuna, acortando potencialmente su período de cuentas por cobrar.
4. Asegúrese de que todas las condiciones de pago están acordadas de antemano
Es más probable que los clientes paguen puntualmente cuando saben lo que se espera de ellos por adelantado y han aceptado las condiciones. Muchas pequeñas empresas envían sus condiciones con la primera factura, pero es mucho más efectivo tener esa conversación al principio de un proyecto o relación.
5. Controle la eficacia de sus cuentas por cobrar
Una vez que haya establecido un buen sistema, es importante que lo siga supervisando. Quiere asegurarse de que tiene el mejor sistema posible para su negocio, uno que mantenga su flujo de caja lo más saludable posible. Parte de esto es comprobar que estás enviando tus facturas con regularidad, o tan pronto como sea posible después de una venta. A continuación, examine otras partes del sistema.
Piensa en ofrecer opciones de pago electrónico y revisa las condiciones con regularidad. ¿Necesita ofrecer incentivos para los pagos rápidos, recargos por pagos lentos, un cambio de fechas de vencimiento en sus facturas? Cada semana -incluso cada día- cuenta cuando se trata de una pequeña empresa que quiere prosperar y crecer.
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